Regulamin serwisu internetowego e-kilometrowka.pl

1. Przedmiot regulaminu

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z serwisu e-kilometrowka.pl prowadzonego przez EXCEPTIONAL LABS Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, z adresem ul. Łużycka 10, 81-537 Gdynia, NIP: 5862402348, REGON: 527736546, KRS: 0001086503.

2. Wyjaśnienie terminów

Użyte terminy oznaczają:

  • Usługa - w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, usługi dzielimy na:
  • - Usługi Informacyjne, które polegają na udostępnianiu informacji;
  • - Usługi Informatyczne, które polegają na udostępnianiu, do użytku, Aplikacji;
  • Użytkownik - osoba zlecająca Usługodawcy świadczenie Usługi poprzez wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie https://e-kilometrowka.pl/rejestracja-w-serwisie - korzysta z Aplikacji, po zalogowaniu;
  • Odwiedzający - osoba niezarejestrowana w Serwisie, która odwiedziła stronę https://e-kilometrowka.pl wraz ze wszystkimi jej podstronami;
  • Aplikacja - aplikacja internetowa lub mobilna przeznaczona do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - dostępna po zalogowaniu w Serwisie lub w stosownym programie na urządzenia iOS lub Android;
  • Serwis - strona https://e-kilometrowka.pl wraz z podstronami, służąca do korzystania z Aplikacji;
  • Usługodawca - EXCEPTIONAL LABS Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, z adresem ul. Łużycka 10, 81-537 Gdynia, NIP: 5862402348, REGON: 527736546, KRS: 0001086503. Jest to podmiot prowadzący Serwis, Aplikację i Program Partnerski;
  • Regulamin - niniejszy dokument;
  • Cennik - wykaz obowiązujących opłat za korzystanie z Aplikacji - składa się z wykazu Opcji Zakupowych;
  • Opcja Zakupowa - dostępna w cenniku cena wraz z ilością odpowiadających jej miesięcy Okresu Abonamentowego;
  • Plan Abonamentowy – jeden z trzech dostępnych poziomów subskrypcji Aplikacji, różniących się zakresem funkcjonalności i limitami, określony w Cenniku.
  • Migracja – zmiana Planu Abonamentowego na wyższy w trakcie trwania Okresu Abonamentowego, skutkująca dopłatą różnicy w cenie proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do końca bieżącej subskrypcji, bez zmiany daty jej wygaśnięcia.
  • Okres Abonamentowy - okres czasu, w którym Użytkownik może korzystać ze wszystkich funkcjonalności Aplikacji. Wymaga uiszczenia opłaty według Cennika;
  • Partner - osoba zarejestrowana w Programie Partnerskim Serwisu;
  • Program Partnerski - współpraca przy pomocy Panelu Partnera pomiędzy Usługodawcą a Partnerem, polegająca na wypłacaniu Wynagrodzenia za zakupione Opcje Zakupowe Użytkowników, których pozyskał Partner;
  • Wynagrodzenie - środki pieniężne należne Partnerowi;
  • Cookie - niewielki plik zapisywany na dysku Odwiedzającego;
  • Link Partnerski - link zawierający unikalny identyfikator Partnera - prowadzi do Serwisu i powoduje zainstalowanie Cookie na komputerze Odwiedzającego;
  • Panel Partnera - strona https://e-kilometrowka.pl/partnerzy, wraz z podstronami dostępnymi po zalogowaniu jako Partner - zawiera narzędzia do zarządzania kontem Partnera.

3. Warunki umowy o świadczenie Usług

  • Umowa o świadczenie Usługi Informacyjnej zostaje zawarta w momencie wejścia na stronę Serwisu.
  • Umowa o świadczenie Usługi Informatycznej zostaje zawarta w momencie zarejestrowania się w Serwisie. Wstępnie jest ona zawierana na czas określony, który wynosi 1 miesiąc. Okres ten podlega stosownemu wydłużeniu, w przypadku, kiedy Użytkownik przedłuży abonament za korzystanie z Aplikacji.
  • Warunkiem do rozpoczęcia świadczenia przez Usługodawcę Usługi na rzecz Użytkownika, Odwiedzającego lub Partnera jest zaakceptowanie przez niego Regulaminu (bez żadnych uwag).
  •  Umowa o świadczenie Usługi Informacyjnej zostaje rozwiązana w momencie wyjścia ze strony Serwisu. 
  •  Umowa o świadczenie Usługi Informatycznej zostaje rozwiązana w momencie usunięcia konta Użytkownika. Usunięcie konta może być wykonane przez Użytkownika samodzielnie w panelu Aplikacji lub poprzez wyraźną prośbę skierowaną do Usługodawcy. 

4. Faktury w formie elektronicznej

  • Usługodawca wystawia Użytkownikowi faktury za Usługi w formie elektronicznej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
  • Akceptując Regulamin, Użytkownik zgadza się na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, w tym przez KSeF, a także na udostępnianie ich w Aplikacji lub informowanie o ich wystawieniu e-mailem.
  • Fakturą właściwą jest faktura wystawiona w KSeF. Dokument dostępny w Aplikacji albo informacja wysłana e-mailem ma charakter pomocniczy.
  • Jeżeli przepisy będą wymagały udostępnienia faktury w inny sposób, Użytkownik akceptuje, że może to nastąpić przez Aplikację albo e-mail.

5. Zamawianie i świadczenie Usług

  • Usługodawca ustala, że pierwszy miesiąc korzystania z Aplikacji objęty jest darmowym okresem użytkowania. Za ten okres nie jest pobierana żadna opłata.
  • Po zakończeniu darmowego okresu użytkowania, o którym mowa w punkcie wyżej, Użytkownik, chcąc dalej korzystać z Aplikacji, zobowiązany jest wybrać i opłacić jeden z dostępnych Planów Abonamentowych według obowiązującego Cennika. W przeciwnym wypadku Użytkownik traci możliwość korzystania z funkcjonalności Aplikacji.
  • Użytkownik, chcąc przedłużyć Okres Abonamentowy, wybiera jedną z dostępnych Opcji Zakupowych na stronie https://e-kilometrowka.pl/settings. Następnie Użytkownik dokonuje płatności poprzez bezpieczny system Paynow – mElements S.A., ul. Prosta 18, 00-850 Warszawa. Po zaksięgowaniu płatności Usługodawca automatycznie przedłuża Użytkownikowi możliwość korzystania z Aplikacji o stosowną ilość miesięcy, w zależności od wybranej i opłaconej przez Użytkownika Opcji Zakupowej. Usługodawca udostępnia stosowną fakturę VAT w formie elektronicznej w Aplikacji. Informacja o dostępnej do pobrania fakturze VAT przesyłana jest Użytkownikowi e-mailem na adres zdefiniowany przez niego podczas procesu rejestracji. Akceptując niniejszy Regulamin Użytkownik wyraża zgodę na przesyłanie przez Usługodawcę faktur w formie elektronicznej.
  • W przypadku gdy Okres Abonamentowy dobiegnie końca, Użytkownik może:
    • - przedłużyć Okres Abonamentowy, wybierając jedną z dostępnych Opcji Zakupowych.
    • - zrezygnować z przedłużenia Okresu Abonamentowego, co wiąże się z utratą możliwości korzystania z funkcjonalności Aplikacji. W każdym momencie Użytkownik może zalogować się do Aplikacji, aby przedłużyć Okres Abonamentowy, co będzie skutkowało przywróceniem Użytkownikowi wszystkich funkcjonalności Aplikacji, zgodnych z wybranym Planem Abonamentowym.
    • Każdorazowe kolejne przedłużenie Okresu Abonamentowego wydłuża jego czas o wartość zdefiniowaną przy wybranej Opcji Zakupowej.
    •  Po rejestracji Użytkownik otrzymuje dostęp do Aplikacji na miesiąc w ramach darmowego okresu użytkowania - w związku z tym nie przysługuje mu prawo odstąpienia od umowy w terminie czternastu dni od jej zawarcia. Użytkownik ma jednak prawo do rezygnacji w dowolnym momencie z darmowego okresu użytkowania (okres testowy), bez konieczności uiszczania opłaty za Usługę. 
  • Obsługiwane formy płatności:
    obsługiwane formy płatności
    obsługiwane formy płatności
  • W systemie istnieje możliwość płatności kartami: Visa, Visa Electron, Mastercard, MasterCard Electronic, Maestro. 
  • W przypadku zwrotu środków opłaconych kartą płatniczą - zwrot następuje na kartę płatniczą.
  • Czas realizacji zamówienia liczony jest od
    momentu wpłynięcia środków na rachunek bankowy Sprzedawcy, niezależnie od wybranej metody płatności.

6. Ogólne warunki korzystania z Serwisu i Aplikacji

  • Użytkownik zobowiązany jest do podania prawdziwych danych w trakcie procesu rejestracji konta w Serwisie jak i aktualizacji tych danych.
  • Użytkownik ponosi wszelką odpowiedzialność w przypadku naruszenia powyższego obowiązku.
  • W przypadku wykupu Okresu Abonamentowego, Użytkownik zobowiązany jest do podania prawdziwych danych do faktury, która zostanie na te dane wystawiona.
  • Użytkownik ponosi wszelką odpowiedzialność w przypadku naruszenia powyższego obowiązku.
  • Zarówno Odwiedzający jak i Użytkownik zobowiązani są do korzystania z Serwisu i Aplikacji w sposób zgodny z prawem i dobrymi obyczajami.
  • Użytkownik ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za poprawność danych i treści, które są przez niego wprowadzane do Aplikacji, ze szczególnym uwzględnieniem danych niezbędnych do prawidłowego wyliczania wysokości należności publicznoprawnych.
  • Usługodawcy przysługuje prawo do zablokowania (pozbawienia dostępu do Aplikacji) konta Użytkownika w trybie natychmiastowym, w przypadku, gdy Użytkownik wykracza przeciw postanowieniom Regulaminu, gdy jego działania godzą w dobre imię Usługodawcy, Serwisu bądź Aplikacji lub gdy działania Użytkownika zagrażają bezpieczeństwu danych zgromadzonych w Serwisie bądź Aplikacji, bądź naruszają szeroko pojęte bezpieczeństwo informatyczne Serwisu czy też Aplikacji.
  • W przypadku wskazanym w punkcie powyżej, Użytkownikowi nie przysługuje zwrot opłat, które uiścił.
  • Usługodawca zastrzega, że korzystanie z Serwisu i Aplikacji odbywa się wyłącznie na koszt i ryzyko osoby go użytkującej.
  • Usługodawca nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności wynikającej z korzystania z Aplikacji przez Użytkownika.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość czy też rzetelność danych wprowadzanych przez Użytkownika do Aplikacji.
  • Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowego wstrzymania świadczenia Usług w przypadku modernizacji technicznej, aktualizacji, bądź awarii Serwisu bądź Aplikacji. Usługodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności związanej z zaprzestaniem świadczenia usług.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść reklam bądź materiałów promocyjnych rozsyłanych Użytkownikom lub umieszczanych w Serwisie i Aplikacji, w ramach świadczenia przez Usługodawcę usług reklamowych innym podmiotom.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść materiałów promocyjnych, bądź reklam rozsyłanych przez Usługodawcę w ramach świadczenia usług reklamowych na rzecz innych podmiotów.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek ewentualne szkody wynikające z niewłaściwego funkcjonowania sprzętu bądź oprogramowania Użytkownika lub Odwiedzającego.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikające z udostępnienia przez Użytkownika danych dostępowych do Aplikacji na rzecz osób trzecich.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z użycia lub błędnego działania Aplikacji lub Serwisu.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z nieprawidłowego korzystania z Aplikacji lub Serwisu.
  • Usługodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za korzystanie z Serwisu czy Aplikacji przez Użytkownika bądź Odwiedzającego w sposób sprzeczny z prawem lub postanowieniami Regulaminu.
  • Adres e-mail może być przypisany tylko do jednego konta Użytkownika.

7. Ogólne warunki współpracy w ramach Programu Partnerskiego

  • Uczestnictwo w Programie Partnerskim odbywa się na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
  • Celem Programu Partnerskiego jest zwiększenie ilości Użytkowników Serwisu.
  • Przedmiotem Programu Partnerskiego jest pozyskiwanie nowych Użytkowników poprzez Linki Partnerskie.
  • Odwiedzającemu, przechodzącemu do Serwisu poprzez Link Partnerski, instalowany jest plik Cookie z unikalnym identyfikatorem Partnera. Cookie jest ważne przez jeden rok od pierwszego kliknięcia w Link Partnerski. Użytkownik jest przypisany do Partnera, jeśli dokona rejestracji w obrębie daty ważności Cookie.
  • Partner otrzymuje Wynagrodzenie w wysokości 50% każdej subskrypcji wykupionej przez Użytkownika pozyskanego przy pomocy Linku Partnerskiego.
  • Minimalna kwota wypłaty należnego Wynagrodzenia to 100 zł.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe umieszczenie Linku Partnerskiego przez Partnera. Dotyczy to zarówno ingerencji w strukturę Linku Partnerskiego, jak i wybór lokacji do jego umieszczania.
  • Partner zobowiązany jest do podania prawdziwych danych w trakcie procesu rejestracji konta w Programie Partnerskim, jak i aktualizacji tych danych.
  • Partner ponosi wszelką odpowiedzialność w przypadku naruszenia powyższego obowiązku.
  • Usługodawcy przysługuje prawo do zablokowania konta Partnera w trybie natychmiastowym, w przypadku, gdy Partner wykracza przeciw postanowieniom Regulaminu, gdy jego działania godzą w dobre imię Usługodawcy, Serwisu, Aplikacji bądź Panelu Partnera lub gdy działania Partnera zagrażają bezpieczeństwu danych zgromadzonych w Serwisie, Aplikacji bądź Panelu Partnera, bądź naruszają szeroko pojęte bezpieczeństwo informatyczne Serwisu, Aplikacji czy też Panelu Partnera.
  • W przypadku wskazanym w punkcie powyżej, Partnerowi nie przysługuje zwrot Wynagrodzenia, które zostało zgromadzone na jego koncie, a nie zostało jeszcze wypłacone.
  • Usługodawca zastrzega, że współpraca w ramach Programu Partnerskiego odbywa się wyłącznie na koszt i ryzyko Partnera.
  • Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowego wstrzymania świadczenia Usług w przypadku modernizacji technicznej, aktualizacji, bądź awarii Serwisu, Aplikacji lub Panelu Partnera. Usługodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności związanej z zaprzestaniem świadczenia usług.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść reklam bądź materiałów promocyjnych rozsyłanych Użytkownikom lub umieszczanych w Serwisie, Aplikacji i Panelu Partnera, w ramach świadczenia przez Usługodawcę usług reklamowych innym podmiotom.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść materiałów promocyjnych, bądź reklam rozsyłanych przez Usługodawcę w ramach świadczenia usług reklamowych na rzecz innych podmiotów.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek ewentualne szkody wynikające z niewłaściwego funkcjonowania sprzętu bądź oprogramowania Partnera.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikające z udostępnienia przez Partnera danych dostępowych do Panelu Partnera na rzecz osób trzecich.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z użycia lub błędnego działania Panelu Partnera.
  • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z nieprawidłowego korzystania z Panelu Partnera.
  • Usługodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za korzystanie z Panelu Partnera przez Partnera w sposób sprzeczny z prawem lub postanowieniami Regulaminu.
  • Adres e-mail może być przypisany tylko do jednego konta Partnera.

8. Reklamacje

  • Wszelkie ewentualne reklamacje Użytkownik lub Partner winien zgłaszać za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na podstronie https://e-kilometrowka.pl/kontakt
  • Usługodawca rozpatrzy zgłoszenie reklamacyjne w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania, chyba że do rozpatrzenia reklamacji konieczne będzie dostarczenie przez Użytkownika lub Partnera dodatkowych informacji.
  • Odpowiedź na reklamację wysyłana jest wyłącznie na adres e-mail, który Użytkownik lub Partner podał w zgłoszeniu reklamacyjnym.

9. Ochrona praw autorskich

  • W rozumieniu ustawy z dnia 04 lutego 1994 r. o Prawie autorskim i prawach pokrewnych, treści (wraz z układem) udostępniane w Serwisie, Aplikacji i Panelu Partnera stanowią utwory i podlegają ochronie przewidzianej w przepisach prawa.
  • Z ochrony wymienionej w powyższym punkcie korzystają również wszelkie inne elementy w Serwisie, Aplikacji i Panelu Partnera, takie jak m.in. teksty, multimedia, znaki towarowe.
  • Korzystanie z Serwisu, Aplikacji lub Panelu Partnera przez Użytkownika, Odwiedzającego bądź Partnera nie oznacza nabycia jakichkolwiek praw do utworów.
  • Zabronione jest kopiowanie bądź modyfikowanie jakiejkolwiek części Serwisu, Aplikacji lub Panelu Partnera w całości lub części. Zabronione jest również modyfikowanie lub wykorzystywanie jakiejkolwiek części Serwisu, Aplikacji lub Panelu Partnera w sposób inny niż określony w Regulaminie. Jakiekolwiek modyfikacje bądź wykorzystanie części Serwisu, Aplikacji lub Panelu Partnera wymaga uprzedniej zgody Usługodawcy, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.

10. Ochrona danych osobowych

  • EXCEPTIONAL LABS Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, z adresem ul. Łużycka 10, 81-537 Gdynia, NIP: 5862402348, REGON: 527736546, KRS: 0001086503, jest Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu e-kilometrowka.pl. Wszelkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w tym szczególnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i o swobodnym przepływie takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
  • Użytkownik lub Partner wyraża zgodę na przetwarzanie przez EXCEPTIONAL LABS Sp. z o.o. swoich danych osobowych, teraz i w przyszłości, zgodnie z polskim prawem, w celu realizowania usług oferowanych przez aplikację e-kilometrowka.pl. Zgoda ta jest wymagana do korzystania z funkcji aplikacji i może zostać odwołana przez Użytkownika lub Partnera poprzez kontakt z Usługodawcą lub samodzielne usunięcie konta.
  • Użytkownik lub Partner ma możliwość dobrowolnego wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną od Usługodawcy, EXCEPTIONAL LABS Sp. z o.o., oraz podmiotów współpracujących. Wyrażenie zgody jest całkowicie dobrowolne i nie wpływa na możliwość korzystania z usług oferowanych przez e-kilometrowka.pl. Zgoda ta może być w każdym momencie odwołana. Aby wycofać zgodę na otrzymywanie informacji handlowych, Użytkownik lub Partner może skontaktować się bezpośrednio z Usługodawcą lub dokonać odpowiedniej zmiany ustawień w panelu użytkownika aplikacji e-kilometrowka.pl po zalogowaniu.
  • Dane osobowe podawane przez Użytkownika, Odwiedzającego lub Partnera w trakcie Rejestracji oraz w Aplikacji i Panelu Partnera są wykorzystywane do celów księgowych, do celów prawidłowego świadczenia Usługi, do kontaktowania się z Użytkownikiem, Odwiedzającym lub Partnerem w ramach obsługi Serwisu, Aplikacji i Panelu Partnera oraz do innych czynności związanych z wykonywaniem Umowy.
  • Użytkownik powierza do przetwarzania Usługodawcy dane osobowe wprowadzone przez niego do Aplikacji lub Panelu Partnera z prawem dalszego przetwarzania tych danych w celu świadczenia Usługi.
  • Usługodawca ma prawo do opublikowania opinii na temat Serwisu, Aplikacji lub Panelu Partnera, która to opinia została przesłana Usługodawcy przez Użytkownika, Odwiedzającego lub Partnera (jeżeli ten uprzednio nie zgłosi w tej kwestii zastrzeżenia). Usługodawca może taką opinię publikować w Serwisie, Aplikacji, bądź na innych, partnerskich serwisach, stronach internetowych. Działanie takie ma na celu promocję marki e-kilometrowka.pl.
  • Użytkownik lub Partner ma prawo do wglądu w swoje dane osobowe, ich edycję i żądanie zaprzestania ich przetwarzania. W przypadku, gdy Użytkownik lub Partner zażądał zaprzestania przetwarzania danych osobowych, a dane te są niezbędne do świadczenia Usługi Informatycznej, żądanie takie jest równoważne oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o świadczenie Usługi Informatycznej. W takim przypadku Użytkownik lub Partner ma prawo żądać usunięcia wszystkich swoich danych wprowadzonych do Aplikacji lub Panelu Partnera w trakcie trwania umowy.
  • Użytkownik lub Partner przez zaznaczenie pola dotyczącego akceptacji niniejszego regulaminu, znajdującego się pod formularzem rejestracyjnym, oświadcza tym samym, że został poinformowany, iż administratorem danych osobowych jest EXCEPTIONAL LABS Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, z adresem ul. Łużycka 10, 81-537 Gdynia, NIP: 5862402348, REGON: 527736546, KRS: 0001086503. 
  • Na wyraźne żądanie Użytkownika lub Partnera Usługodawca usunie wszelkie dane wprowadzone do Aplikacji lub Panelu Partnera przez Użytkownika lub Partnera w trakcie trwania umowy.
  • Użytkownik lub Partner ma możliwość samodzielnego wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w ramach Serwisu i Aplikacji. Taką operację można wykonać w ustawieniach konta, ale będzie to jednoznaczne z usunięciem konta, gdyż bez przetwarzania danych nie będzie możliwe dalsze świadczenie Usługi.
  • Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby dane osobowe Użytkownika lub Partnera wprowadzone przez niego do Aplikacji lub Panelu Partnera były należycie chronione.

11. Polityka prywatności

  • W ramach świadczenia Usług, Usługodawca bądź wszelkie podmioty przez niego upoważnione są uprawnione do zbierania danych (niebędących danymi osobowymi) niezbędnych do prawidłowego świadczenia Usług.
  • Usługodawca używa mechanizmu cookies, który poprzez zapisywanie krótkich wiadomości tekstowych na komputerze Użytkownika, Odwiedzającego lub Partnera, umożliwia jego identyfikację i zalogowanie, oraz inne działania optymalizujące Serwis, Aplikację i Panel Partnera. Więcej informacji o stosowanych mechanizmach cookies znajduje się na dedykowanej podstronie: https://e-kilometrowka.pl/cookies
  • Usługodawca oświadcza, iż posiada procedury zbierania i przetwarzania danych o Użytkownikach, Odwiedzających lub Partnerach. Usługodawca oświadcza, iż wykorzystuje te dane wyłącznie na swoje własne potrzeby, a udostępnianie ich osobom trzecim możliwe jest tylko, gdy wymagają tego przepisy prawa lub w celu świadczenia Usług, jednak w tym ostatnim przypadku jedynie po uzyskaniu stosownej zgody Użytkownika, Odwiedzającego lub Partnera.
  • Usługodawca zastrzega sobie prawo do sporządzania, publikowania i udostępniania osobom trzecim wszelkich statystyk dotyczących Użytkowników, Odwiedzających lub Partnerów, a nie ujawniających ich danych osobowych. Działanie takie ma na celu promocję marki e-kilometrowka.pl, a także budowanie relacji biznesowych.

12. Nowy Cennik i Plany Abonamentowe

  • Wprowadzenie nowych Planów: Z dniem 3 stycznia 2025 r. wprowadzamy trzy Plany Abonamentowe, różniące się zakresem funkcjonalności i limitami, zgodnie z aktualnym Cennikiem dostępnym na stronie https://e-kilometrowka.pl/cennik.
  • Okres testowy: W trakcie miesięcznego (1 miesiąc), darmowego okresu testowego Użytkownik ma nielimitowany dostęp do wszystkich funkcjonalności Aplikacji.
  • Wybór Planu po okresie testowym: Po zakończeniu okresu testowego Użytkownik zobowiązany jest wybrać i opłacić jeden z dostępnych Planów Abonamentowych, aby kontynuować korzystanie z Aplikacji. Jeżeli Użytkownik nie zdecyduje się na przedłużenie - to dostęp do zasobów Aplikacji zostanie zablokowany. Wszelkie wprowadzone przez Użytkownika dane, są bezpiecznie przechowywane w Aplikacji. 
  • Obecni subskrybenci: Użytkownicy z aktywną subskrypcją przed 3 stycznia 2025 r. zachowują nielimitowany dostęp do wszystkich funkcjonalności do końca trwania ich obecnego Okresu Abonamentowego. Nowe Plany Abonamentowe będą ich obowiązywać przy przedłużeniu subskrypcji po wygaśnięciu bieżącego okresu. Użytkownicy, których okres abonamentu kończy się przed 10 stycznia 2025 mają możliwość przedłużenia abonamentu na dotychczasowych zasadach (zgodnie z wcześniejszym cennikiem). Użytkownicy, których okres abonamentowy kończy się 10 stycznia 2025 r. lub później, podlegają nowym Planom Abonamentowym oraz nowemu Cennikowi.
  • Przekroczenie limitów: W przypadku próby skorzystania z funkcji przekraczającej limity wybranego Planu Abonamentowego, Użytkownik otrzyma stosowną informację i będzie miał możliwość migracji do wyższego Planu.
  • Migracja do wyższego Planu: Migracja polega na dopłacie różnicy w cenie między obecnym a wyższym Planem, proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do końca bieżącej subskrypcji, bez zmiany daty jej wygaśnięcia.
  • Przedłużenie subskrypcji: Po wygaśnięciu Okresu Abonamentowego Użytkownik ma możliwość wykupienia dowolnego Planu Abonamentowego na okres 1 lub 12 miesięcy, zgodnie z aktualnym Cennikiem.
  • Usługodawca może przyznać Użytkownikowi indywidualny rabat na zakup Planu Abonamentowego. Rabat może być o charakterze jednorazowym bądź stałym.


13. KSeF

  • W zakresie funkcjonalności KSeF Aplikacja stanowi wyłącznie narzędzie techniczne i pomocnicze, które umożliwia przygotowanie, wysyłanie, odbieranie, pobieranie, synchronizowanie oraz techniczną obsługę Faktur Ustrukturyzowanych i danych z nimi związanych.
  • Korzystanie z funkcjonalności KSeF nie oznacza, że Usługodawca przejmuje na siebie jakiekolwiek obowiązki publicznoprawne Użytkownika, w szczególności podatkowe, rachunkowe lub sprawozdawcze. Użytkownik pozostaje wyłącznie odpowiedzialny za zgodność swoich działań z prawem, terminowość oraz poprawność dokumentów i danych.
  • Korzystanie z funkcjonalności KSeF nie oznacza udzielenia Usługodawcy pełnomocnictwa, upoważnienia ani innego umocowania do działania w imieniu Użytkownika wobec organów administracji publicznej lub osób trzecich, poza wykonywaniem czynności technicznych wynikających z działania Aplikacji i wyraźnych dyspozycji Użytkownika.
  • Użytkownik odpowiada za uzyskanie, utrzymanie, zakres, aktualność oraz cofnięcie wszelkich uprawnień, autoryzacji i środków uwierzytelnienia niezbędnych do korzystania z KSeF, w tym za zgodne z prawem posługiwanie się Danymi Uwierzytelniającymi KSeF przez siebie oraz osoby działające w jego imieniu.
  • Użytkownik może przekazać do Aplikacji Dane Uwierzytelniające KSeF wyłącznie wtedy, gdy jest do tego należycie uprawniony. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za legalność przekazania tych danych do Aplikacji oraz za skutki posługiwania się nimi.
  • Zapisanie w Aplikacji tokenu KSeF, certyfikatu KSeF albo innych Danych Uwierzytelniających KSeF jest równoznaczne z aktywacją Integracji KSeF. Z chwilą aktywacji Integracji KSeF Usługodawca rozpoczyna Automatyczną Synchronizację KSeF w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
  • Automatyczna Synchronizacja KSeF może obejmować w szczególności: Pobieranie z KSeF Faktur Ustrukturyzowanych dotyczących Użytkownika. Pobieranie numerów KSeF, statusów dokumentów, komunikatów błędów, dat, identyfikatorów operacji, UPO oraz innych metadanych technicznych. Techniczne przesyłanie do KSeF danych i dokumentów przygotowanych przez Użytkownika w Aplikacji. Okresowe odpytywanie KSeF w celu sprawdzenia zmian dotyczących dokumentów Użytkownika.
  • Aktywacja Integracji KSeF przez Użytkownika, w tym zapisanie przez niego Danych Uwierzytelniających KSeF w Aplikacji, stanowi udokumentowane polecenie Użytkownika dla Usługodawcy do wykonywania czynności technicznych polegających na przesyłaniu danych do KSeF oraz odbieraniu danych z KSeF, w zakresie niezbędnym do działania Aplikacji i realizacji Umowy.
  • Wysłanie Faktury Ustrukturyzowanej do KSeF następuje na podstawie dyspozycji Użytkownika wykonanej w Aplikacji, za pośrednictwem API albo w ramach automatyzacji włączonych przez Użytkownika.
  • Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że przyjęcie, odrzucenie, walidacja dokumentu, nadanie numeru KSeF, wygenerowanie UPO, zmiana statusu albo inne zdarzenia w KSeF zależą od działania KSeF oraz reguł obowiązujących po stronie KSeF, na które Usługodawca nie ma wpływu.
  • Usługodawca nie odpowiada za niedostępność KSeF, przerwy serwisowe, awarie, opóźnienia, błędy walidacji, zmiany specyfikacji technicznej KSeF, problemy po stronie infrastruktury zewnętrznej ani za skutki nieprawidłowych, nieaktualnych lub niewystarczających uprawnień KSeF Użytkownika.
  • Użytkownik powinien na bieżąco monitorować w Aplikacji status dokumentów wysyłanych do KSeF, w szczególności informacje o przyjęciu, odrzuceniu, nadaniu numeru KSeF, błędach oraz dostępności UPO, ponieważ informacje te mogą mieć znaczenie dla jego obowiązków prawnych i podatkowych.
  • W przypadku niedostępności KSeF albo innych przeszkód technicznych niezależnych od Usługodawcy, niektóre funkcjonalności Integracji KSeF mogą być czasowo ograniczone, opóźnione albo niedostępne.
  • Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za poprawność, kompletność i zgodność z prawem danych oraz dokumentów przekazywanych do KSeF za pośrednictwem Aplikacji.
  • Wizualizacja faktury dostępna w Aplikacji ma charakter pomocniczy i może różnić się od sposobu prezentacji dokumentu w KSeF. Aplikacja może w danym czasie nie pokazywać wszystkich danych, pól, oznaczeń, flag albo innych informacji zawartych w pliku XML faktury ustrukturyzowanej. Wynika to z aktualnego zakresu funkcji Aplikacji oraz możliwości technicznych i implementacyjnych. Usługodawca może z czasem rozszerzać zakres prezentowanych danych, jednak nie gwarantuje, że Aplikacja będzie prezentowała wszystkie informacje dostępne w KSeF.
  • Aplikacja umożliwia wystawianie w KSeF tylko tych rodzajów faktur i tylko w takim zakresie, jaki został w niej aktualnie zaimplementowany. Obecnie może to obejmować wyłącznie wystawianie podstawowych faktur w walucie polskiej oraz korekt do takich faktur. Nie wszystkie pola, oznaczenia, flagi, typy faktur i funkcje dostępne w KSeF są lub będą obsługiwane przez Aplikację. Zakres ten może być rozwijany lub zmieniany w czasie, zależnie od postępu prac oraz możliwości technicznych i implementacyjnych Usługodawcy.
  • Użytkownik przed wysłaniem dokumentu do KSeF powinien zweryfikować, czy Aplikacja obsługuje wymagany przez niego typ faktury oraz wymagane pola i oznaczenia.


14. Dane osobowe i powierzanie przetwarzania

  • W zakresie, w jakim Usługodawca przetwarza w imieniu Użytkownika dane osobowe wprowadzone do Aplikacji, pobrane z KSeF albo przekazywane do KSeF za pośrednictwem Aplikacji, Strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiącą Załącznik nr 1 do Regulaminu (znajdujący się poniżej na tej stronie).
  • Akceptacja Regulaminu oznacza jednocześnie akceptację warunków powierzenia przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. wyżej.
  • Użytkownik oświadcza, że posiada odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych, które wprowadza do Aplikacji, powierza Usługodawcy albo których obsługę zleca przy wykorzystaniu Integracji KSeF.
  • Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że korzystanie z Integracji KSeF wiąże się z przekazywaniem danych do KSeF, którego administratorem jest właściwy organ publiczny zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  • Usługodawca może korzystać z podwykonawców przetwarzających dane osobowe w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, na zasadach określonych w Załączniku nr 1 do Regulaminu.


15. Postanowienia końcowe

  • Treść niniejszego Regulaminu jest dostępna i może zostać w każdej chwili wydrukowana bądź zapisana na nośniku danych.
  • Wszystkie ceny podane w Aplikacji, Serwisie i Panelu Partnera są cenami netto, chyba, że wskazano inaczej.
  • Usługodawca zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w każdym czasie. Nowa wersja Regulaminu zostanie udostępniona na stronach Serwisu, Aplikacji i Panelu Partnera Usługodawcy.
  • Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem publikacji nowej wersji Regulaminu.
  • Usługodawca zastrzega sobie prawo zmiany Cennika w każdym czasie. Nowa wersja Cennika zostanie udostępniona na stronach Serwisu i Aplikacji Usługodawcy. Zmiany Cennika nie wpływają na świadczenie Usług już opłaconych.
  • Zmiany Cennika wchodzą w życie z datą publikacji nowej wersji Cennika.
  • W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego i odpowiednich ustaw.
  • Wszelkie spory, jakie mogą wyniknąć na tle stosowania postanowień niniejszego Regulaminu i świadczenia Usług będą rozstrzygane przez Sąd właściwy miejscowo dla Usługodawcy.
  • Regulamin wchodzi w życie z dniem: 2026-04-09




Załącznik nr 1 do Regulaminu - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

1. Role Stron

  • W zakresie danych osobowych wprowadzanych do Aplikacji przez Użytkownika, pobieranych z KSeF na potrzeby Użytkownika albo przekazywanych do KSeF za pośrednictwem Aplikacji, Użytkownik jest administratorem danych osobowych, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym.
  • Niniejszy Załącznik określa zasady, na jakich Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu Użytkownika w związku ze świadczeniem Usługi.

 

2. Przedmiot, czas i cel powierzenia

  • Powierzenie obejmuje przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu wykonania Umowy, zapewnienia działania Aplikacji, realizacji aktywowanych przez Użytkownika funkcjonalności, w tym Integracji KSeF, oraz wykonywania udokumentowanych poleceń Użytkownika.
  • Powierzenie trwa przez okres obowiązywania Umowy, a po jej zakończeniu przez czas niezbędny do wykonania obowiązków związanych z usunięciem, zwrotem albo zabezpieczeniem danych, chyba że obowiązujące przepisy nakładają obowiązek dalszego przechowywania określonych danych.

3. Zakres danych i kategorie osób

  • Powierzenie może obejmować w szczególności dane:
    • danych Użytkownika,
    • klientów i kontrahentów Użytkownika,
    • przedstawicieli klientów i kontrahentów Użytkownika,
    • pracowników, współpracowników i pełnomocników Użytkownika,
    • innych osób, których dane zostały zgodnie z prawem wprowadzone do Aplikacji lub pojawiły się w dokumentach obsługiwanych przez Użytkownika.
  • Zakres danych może obejmować w szczególności:
    • dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, firma, NIP, adres, dane rejestrowe,
    • dane kontaktowe, takie jak e-mail i numer telefonu,
    • dane transakcyjne, rozliczeniowe i dokumentowe, takie jak numery dokumentów, kwoty, terminy, numery rachunków bankowych, przedmiot transakcji,
    • dane techniczne związane z obsługą dokumentów, w tym identyfikatory operacji, statusy, numery KSeF, daty oraz UPO,
    • inne dane wprowadzone przez Użytkownika do Aplikacji albo pobrane z KSeF na jego rzecz.

4. Polecenia Użytkownika

  • Usługodawca przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z prawa Unii Europejskiej albo prawa polskiego.
  • Za udokumentowane polecenie Użytkownika uważa się w szczególności:
    a) akceptację Regulaminu i niniejszego Załącznika,
    b) korzystanie z Aplikacji zgodnie z jej funkcjonalnościami,
    c) aktywację Integracji KSeF,
    d) zapisanie w Aplikacji tokenu KSeF, certyfikatu KSeF albo innych Danych Uwierzytelniających KSeF,
    e) dyspozycję wysyłki, odbioru, pobrania, synchronizacji albo aktualizacji dokumentu za pośrednictwem Aplikacji lub API,
    f) włączenie przez Użytkownika automatyzacji dostępnych w Aplikacji.
  • Użytkownik poleca Usługodawcy wykonywanie czynności technicznych niezbędnych do obsługi KSeF, w tym ujawnianie, przesyłanie, odbieranie i synchronizowanie danych osobowych zawartych w fakturach oraz metadanych technicznych związanych z ich wysyłką lub odbiorem.

5. KSeF

  • W przypadku korzystania przez Użytkownika z Integracji KSeF, Usługodawca jest uprawniony do przesyłania danych osobowych zawartych w dokumentach oraz powiązanych z nimi danych technicznych do KSeF, a także do odbierania tych danych z KSeF, w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy i funkcjonalności aktywowanych przez Użytkownika.
  • Strony potwierdzają, że dane przekazywane do KSeF są następnie przetwarzane przez właściwy organ publiczny jako odrębnego administratora danych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

6. Obowiązki Użytkownika

  • Użytkownik oświadcza, że posiada odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych, które powierza Usługodawcy.
  • Użytkownik odpowiada za legalność pozyskania danych, ich poprawność, adekwatność oraz zgodność z prawem poleceń wydawanych Usługodawcy.
  • Użytkownik odpowiada za legalność korzystania z Danych Uwierzytelniających KSeF oraz za to, aby osoby działające w jego imieniu posiadały właściwe uprawnienia.

7. Obowiązki Usługodawcy

  • Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych stosownie do ryzyka.
  • Usługodawca zapewnia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych były zobowiązane do zachowania poufności.
  • Usługodawca, w miarę możliwości i z uwzględnieniem charakteru przetwarzania, pomaga Użytkownikowi wywiązać się z obowiązków wynikających z RODO.
  • Usługodawca informuje Użytkownika o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki.

8. Podpowierzenie

  • Użytkownik wyraża zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.

9. Usunięcie albo zwrot danych

  • Po zakończeniu Umowy Usługodawca usuwa dane osobowe, zgodnie z decyzją Użytkownika i możliwościami technicznymi Usługodawcy, chyba że obowiązujące przepisy nakazują dalsze przechowywanie określonych danych.
  • Postanowienie ust. wyżej nie wyłącza przechowywania danych w zakresie i przez okres wynikający z kopii zapasowych, procedur bezpieczeństwa albo obowiązków prawnych, o ile dalsze przechowywanie jest ograniczone do niezbędnego minimum.

10. Postanowienia końcowe

  • W sprawach nieuregulowanych niniejszym Załącznikiem zastosowanie mają postanowienia Regulaminu oraz przepisy RODO.
  • W razie sprzeczności między Regulaminem a niniejszym Załącznikiem, w zakresie przetwarzania danych osobowych pierwszeństwo ma niniejszy Załącznik.